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Welche Dokumente zeigt das Kundenportal?

Das Kundenportal zeigt nur Dokumentversionen, die den vorgesehenen Prüf- und Freigabeweg abgeschlossen haben und für die jeweilige Kundenfirma erreichbar sind.

Vom Eingang bis zur Anzeige

  1. Eine Dokumentversion wird zunächst getrennt von freigegebenen Dateien verarbeitet.
  2. Der Prüfstatus entscheidet, ob sie freigegeben werden darf.
  3. Erst eine freigegebene Version kann im Kundenportal als verfügbar erscheinen.
  4. Der Download wird erneut gegen Benutzer-, Firmen- und Sendungsberechtigung geprüft.

Sobald eine neuere Version existiert, ist eine ältere freigegebene Version im Portal nicht mehr sichtbar oder herunterladbar. Die neueste Version erscheint erst, wenn sie selbst freigegeben ist.

Warum Version und Freigabe getrennt sind

Eine Datei wird nicht allein durch ihren Namen sichtbar. Neue Dateiinhalte erzeugen eine neue Dokumentversion. Diese Version durchläuft den vorgesehenen Prüfpfad, bevor sie als freigegeben gilt. Eine identische, erneut importierte Datei erzeugt dagegen nicht automatisch eine weitere sichtbare Version.

Das Portal prüft zuerst, welche Version insgesamt die neueste ist. Nur wenn genau diese Version freigegeben und für die zugehörige Sendung und Kundenfirma sichtbar ist, erscheint sie. Ist die neueste Version noch in Prüfung oder abgelehnt, erscheint auch keine ältere freigegebene Version als Ersatz.

Im Sendungsdetail

Unter Dokumente sehen berechtigte Kundenbenutzer Dokumenttyp, Version, Erfassungszeitpunkt und Verfügbarkeit. Durch Auswahl der Zeile wird die freigegebene Version heruntergeladen.

Wenn kein Dokument angezeigt wird, ist für diese Sendung und Firmenzuordnung keine freigegebene Version verfügbar. Ein fehlender Eintrag ist nicht der Nachweis, dass in einem internen Quellsystem überhaupt kein Dokument existiert.

Zusätzlich gibt es eine sendungsübergreifende Ansicht Dokumente. Dort können Kundenrollen nach einer Sendungsnummer suchen und eine verfügbare Zeile direkt herunterladen. Die Berechtigungsprüfung ist dieselbe wie im Sendungsdetail; die Listenansicht erweitert den Zugriff nicht.

Sichtbarkeit sicher prüfen

  1. Öffnen Sie die richtige Sendung oder suchen Sie in Dokumente nach deren Referenznummer.
  2. Vergleichen Sie Dokumenttyp, Version und Erfassungszeitpunkt.
  3. Wählen Sie die Zeile und prüfen Sie, ob der Download startet.
  4. Öffnen Sie die Datei nur in einer für Geschäftsdokumente vorgesehenen Umgebung.
  5. Löschen Sie lokal gespeicherte Kopien nach den Regeln Ihrer Organisation.

Bei einem Fehler

Versuchen Sie den Download erneut. Bleibt das Dokument nicht verfügbar, geben Sie Sendungsreferenz, Dokumenttyp und Zeitpunkt über den Supportkontakt Ihrer Spedition weiter. Versenden Sie das erwartete Dokument nicht unverschlüsselt als Behelf, wenn es schützenswerte Daten enthält.

Unterscheiden Sie Noch keine Dokumente vorhanden von Keine Treffer für aktuelle Suche. Im zweiten Fall setzen Sie den Suchbegriff zurück. Im ersten Fall ist für Ihre Firma derzeit keine freigegebene Version in dieser Ansicht vorhanden.

Nächster Schritt

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