Einen Kundenbenutzer einladen
Ein Speditionsadmin kann in der Speditions-Console einen Benutzer zu einer vorhandenen Kundenfirma einladen und dabei die Rolle Kundenadmin oder Kundennutzer wählen.
Voraussetzungen
- Sie sind als Speditionsadmin angemeldet.
- Die Kundenfirma ist bereits in Ihrer Kundenliste vorhanden.
- Sie kennen die geschäftliche E-Mail-Adresse der einzuladenden Person.
- Sie haben mit der Person geklärt, ob sie Benutzer ihrer Firma verwalten soll oder ausschließlich fachliche Inhalte benötigt.
Schritte
- Öffnen Sie in der Speditions-Console Kunden.
- Suchen und öffnen Sie die betreffende Kundenfirma.
- Wählen Sie Ersten Kundenadmin einladen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
- Wählen Sie Kundenadmin oder Kundennutzer.
- Wählen Sie Einladen.
Nach erfolgreichem Versand erscheint eine Bestätigung. Die eingeladene Person muss die Einladung annehmen, bevor ihr Zugang aktiv genutzt werden kann.
Der Link in der Einladungsnachricht ist persönlich. Die eingeladene Person legt darüber Namen und Passwort fest. Ein abgelaufener, widerrufener oder bereits verwendeter Link wird neutral als nicht mehr gültig behandelt.
Die passende Rolle wählen
Wählen Sie Kundenadmin, wenn die Person Benutzer ihrer eigenen Firma verwalten soll. Für den normalen Zugriff auf Sendungen und Dokumente genügt Kundennutzer.
Die Kundenrolle gilt nur für die ausgewählte Kundenfirma. Sie gibt keinen Zugriff auf andere Kundenunternehmen und keine Berechtigung für die Speditions-Console. Vergeben Sie Kundenadmin nicht vorsorglich, sondern nur für die konkrete Verwaltungsaufgabe.
Einladung und Aktivierung prüfen
- Prüfen Sie nach dem Versand, ob der neue Eintrag in der Kundendetailseite erscheint.
- Bitten Sie die eingeladene Person, ausschließlich den zuletzt erhaltenen Link zu verwenden.
- Nach erfolgreicher Aktivierung meldet sich die Person über die für ihre Spedition vorgesehene Portaladresse an.
- Prüfen Sie mit der Person, ob die richtige Kundenfirma und die für ihre Rolle vorgesehenen Bereiche sichtbar sind.
Teilen Sie den Einladungslink nicht in einem gemeinsamen Chat oder Ticket. Wenn die falsche Adresse oder Rolle verwendet wurde, versenden Sie nicht einfach mehrere parallele Einladungen, sondern klären Sie den vorhandenen Zugang über den vorgesehenen Verwaltungs- oder Supportweg.
Wenn die Einladung nicht gesendet wird
Prüfen Sie die E-Mail-Adresse und versuchen Sie es erneut. Bleibt der Fehler bestehen, geben Sie Kundenfirma, Zeitpunkt und die sichtbare Fehlermeldung über Ihren vereinbarten Supportweg weiter. Senden Sie kein Passwort und keinen Einladungslink an Dritte.
Kommt die Nachricht trotz Versandbestätigung nicht an, soll die eingeladene Person Spam- und Quarantäneordner prüfen. Dokumentieren Sie Firmenname, Empfängeradresse, Zeitpunkt und sichtbaren Status datensparsam; senden Sie niemals einen fremden oder bereits verwendeten Link weiter.